Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is een cruciaal aspect van financieel management dat vaak over het hoofd wordt gezien. Het is echter cruciaal voor de gezondheid van je onderneming: effectief beheer van debiteuren kan niet alleen je cashflow verbeteren, maar ook je bedrijfsrelaties versterken.

Het omvat alle activiteiten die erop gericht zijn de openstaande vorderingen van een bedrijf te beheren. Dat proces begint bij het factureren van klanten en eindigt bij de ontvangst van de betaling. Effectief debiteurenbeheer zorgt ervoor dat klanten tijdig betalen, waardoor je bedrijf over voldoende geld beschikt om aan zijn verplichtingen te voldoen.

Een goed debiteurenbeheer draagt bij aan:

  • Verbeterde cashflow: Door ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald, beschikt je bedrijf over voldoende geld om dagelijkse operationele kosten te dekken.
  • Lagere kosten: Achterstallige betalingen verminderen helpt om de kosten te verlagen die gepaard gaan met het innen van achterstallige rekeningen en de rente op leningen. Als klanten op tijd betalen, bespaar je op incassokosten en hoef je minder te lenen, waardoor je minder rente betaalt.
  • Sterkere klantrelaties: Een gestructureerd proces voor debiteurenbeheer kan bijdragen aan duidelijkheid en professionaliteit, waardoor de relatie met je klanten verbetert.
  • Financiële stabiliteit: Een stabiele cashflow zorgt voor een solide financiële basis, die belangrijk is voor de groei en het voortbestaan van je bedrijf.

Voorkom misverstanden

Een heldere afspraak is het halve werk. Zet cruciale elementen van het debiteurenbeheer op papier voor een stressvrije samenwerking met je klanten. Zorg ervoor dat alle voorwaarden duidelijk zijn en door beide partijen goed worden begrepen.

Slimme, digitale facturatie en betaalmethoden

Maak het je klant én jezelf gemakkelijk met slimme, digitale facturatie en betaalmethoden. Stem die af op de voorkeuren van je klanten voor een comfortabelere betaling. Digitalisering kan het proces aanzienlijk efficiënter maken.

Implementeer dashboarding

Kennis is macht, zeker met openstaande facturen. Implementeer dashboarding zodat je het overzicht kunt behouden over je betalingen. Door proactief te zijn voorkom je een zwakke cashflow die leidt tot stress en onzekerheid. Een goed overzicht is essentieel in effectief debiteurenbeheer.

Balans tussen digitalisering en persoonlijk contact

Digitalisering biedt comfort, maar de warmte van persoonlijk contact is onvervangbaar voor gezonde relaties met je stakeholders. Zorg voor een goede balans tussen digitale oplossingen en persoonlijk contact in je debiteurenbeheer.

Consistentie leidt tot resultaat

Consistentie is cruciaal in debiteurenbeheer. Ontwikkel een stappenplan voor de aanpak van je debiteurenadministratie. Door een consistente aanpak zorg je voor duidelijke procedures en voorkom je verrassingen.

Overweeg professionele ondersteuning

Heb je toch geen tijd om persoonlijk je betalingen op te volgen? Overweeg dan om professionele ondersteuning in te schakelen voor je debiteurenbeheer. Dat kan je helpen om de druk te verminderen en ervoor te zorgen dat je cashflow op peil blijft.

Effectief debiteurenbeheer is essentieel voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Door duidelijke voorwaarden te stellen, tijdig en correct te factureren, je processen te automatiseren en regelmatig je debiteurenstatus te controleren, kun je de cashflow van je bedrijf verbeteren en onnodige kosten vermijden.

Bij Plug.In Office begrijpen we dat goed debiteurenbeheer veel tijd en inspanning kost. Wij kunnen je ondersteunen bij de optimalisatie van je processen, zodat je je kunt concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf. Ons team staat klaar om je te helpen. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je debiteurenbeheer kunnen verbeteren voor een gezonde financiële basis.

Serial Plugger

De ervaringen van Hoogmartens Wegenbouw

Sommige van onze klanten helpen we slechts tijdelijk uit de nood. Toch is het fijn om te zien dat de bedrijven die we bijstaan onze hulp regelmatig opnieuw inroepen wanneer nodig. Zo ook Hoogmartens Wegenbouw.

Al meermaals deed Hoogmartens Wegenbouw beroep op de diensten van Plug.In Office. De eerste samenwerking ontstond daarbij toen een teamlid uit de HR-afdeling haar vertrek aankondigde. “We hadden destijds snel nood aan iemand om haar afwezigheid na de opzegtermijn op te vangen”, vertelt Julie Dekker, die daarvoor beroep deed op Plug.In Office. “De Officer die werd ingeschakeld, gaf ons de tijd om op zoek te gaan naar de juiste kandidaat voor de job. Je wil immers niet vlug-vlug iemand moeten aanwerven die uiteindelijk niet geschikt blijkt”, stelt ze. “Uiteindelijk begeleidde de Plug.In Officer onze nieuwe aanwinst zelfs nog een tijdje om de overgang vlot te laten verlopen. We werden dus uitstekend geholpen.”

Vanwege de vlotte samenwerking nam Hoogmartens Wegenbouw nadien nog meermaals opnieuw contact op met Plug.In Office met de vraag wat we voor hen konden betekenen.

Brand bij Hoogmartens Wegenbouw

Toen dat een tijd terug gebeurde, moest wel erg snel gehandeld worden. Financieel manager Koen Hontis herinnert zich nog goed de situatie: “In maart 2022 legde een brand onze gebouwen in Opglabbeek in de as. We waren daardoor heel wat data kwijt die zelfs via ons Cloud-systeem niet meer gerecupereerd konden worden”, vertelt hij. “Daarom hebben we alle bewaarde facturen uit het papieren archief gehaald om te laten digitaliseren. We moesten plots meer dan 3000 facturen opnieuw bijboeken. Onbegonnen werk voor ons team terwijl er nog steeds ander werk bleef binnenkomen. We zochten dus iemand die ons daarbij kon helpen, en Julie tipte Plug.In Office.”

In eerste instantie had Hoogmartens vooral snel nood aan bijstand. “We zijn absoluut heel snel geholpen, én goed”, vertelt Koen. “Op basis van de omschrijving van mijn collega leverde Plug.In Office ons de juiste profielen aan. Binnen de vijf dagen na onze vraag waren we bovendien geholpen”, vult hij aan. “De Plug.In Officer met het ideale profiel voor ons takenpakket was maar deeltijds beschikbaar door overlap met een andere opdracht, maar ook dat loste Plug.In snel op door meteen een tweede Officer ter beschikking te stellen. Ze wisselden elkaar in onderling overleg uitstekend af.”

Veel tijd om onze Plug.In Officers in te werken was er niet. “We hadden eerlijk gezegd niet de tijd om hen alles zorgvuldig uit te leggen. We werkten aan 200 km/uur om alles bij te werken”, geeft Koen toe over de hectische periode na de brand. “Plug.In Office heeft ons snel en flexibel bijgestaan door twee toegewijde mensen voor ons ter beschikking te stellen. Zij hebben een hele tijd intensief meegeholpen. Zo waren we sneller bijgebeend dan we hadden durven hopen.”

Een match voor de toekomst

“De mensen die ons aangereikt werden, hadden trouwens een goede kennis van hun vak”, voegt hij nog toe. “Natuurlijk moet de match er ook zijn op persoonlijk vlak, maar ook dat ging erg vlot. Je kan Plug.In Office typeren met onze eigen filosofie: veelzijdig, doener, flexibel, grondig, veilig. Ik denk dat de kernwaarden die wij bij Hoogmartens naar voren schuiven ook van toepassing zijn op Plug.In Office. Een ideale match.”

“Mochten onze eerdere ervaringen met Plug.In Office niet zo positief geweest zijn, dan hadden we wellicht niet meer aan hen gedacht”, besluit hij nog. “Maar die waren ons erg goed meegevallen en natuurlijk is het een troef om iemand te kunnen inschakelen die het bedrijf en onze systemen al kent. Als je iemand nieuw moet aanwerven, verlies je opnieuw veel tijd. We weten nu: als we bellen, is de kans groot dat we meteen geholpen zijn. Die snelheid is heel fijn.”

De grootste troeven van Plug.In Office voor Hoogmartens Wegenbouw? “Snelheid, flexibiliteit en kwaliteit.”